今天跟大家分享在订单到收款(Order-to-Cash,有时也简写为O2C)流程中的业务角色,通过熟悉这些主要业务角色,不仅能了解O2C的业务和解决方案,也能了解业务角色在整个S/4HANA里的运转模式继而推而广之。

背景

过去的企业业务系统,由于技术限制,需要在多方做出不同程度的平衡,比如数据处理的深度,广度,响应的高速性,实时性和简单性等等。当需要专注在数据的广度和深度分析时,会更像是一个OLAP(在线分析处理)系统,而需要实时快捷处理事务操作时更偏向于OLTP(在线事务处理)系统。

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在S/4HANA里,第一次实现了OLTP和OLAP的完美结合,大部分的业务可以在一套系统的一个数据源上完成。

 

以往一个用户需要在多套系统间来回切换,然后再汇总数据,特别是在月末或季度末,通过漫长等待才能得到最终数据报表的岁月已经成为历史。在S/4HANA里,对于业务人员,一切变得简单和实时,这体现了2014年时SAP提出的一种系统设计思想设想——至简(Simplicity)。事务和分析操作融为一体,这也是为什么在S/4HANA里,我们不仅有事务处理,还有嵌入式分析(Embedded Analytics)。

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至简不仅仅意味着系统架构的简化,同时也包括业务流程的简化。在过去,每个业务人员需要面对繁杂的基于功能的应用界面,如下左图示例:

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而在S/4HANA里,所有的应用和解决方案都是基于角色提供(Role Based),换言之,每个业务人员只需要关注跟自己相关的信息,而这主要是通过IAM来实现。IAM的全称叫身份和访问管理(Identity and Access Management),负责确保业务用户访问应用的安全性。

 

业务用户通过业务角色获得 Fiori 应用的访问权限。业务角色可包含一个或多个业务目录,从而包含多个应用。更多细节可以参考最新的SAP帮助文档。

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为了帮助企业更便捷的使用这一套基于角色的方案,S/4HANA在不同的模块为不同的经典业务角色预定义了各种角色模板,比如在财务领域有应付账款会计、应收账款经理、总账会计等;在销售领域有内部销售代表、销售经理等等。企业的关键用户基于角色模板创建角色,并根据实际业务进行调整,最后赋予每个具体的用户。

 

SAP发布的标准业务角色模板有40个以上,而对于不同行业和国家提供超过200个模板,具体信息可以参照IAM的应用“业务角色模板”。

 

业务角色是为业务服务的,不同的业务需要有不同的应用,继而其需要的业务角色模板也会不同。

每个企业的业务在专属领域里会直接或间接的需要有不同的业务流程,比如:

  • 从商机到收款(Lead to Cash)

  • 从寻源到付款(Source to Pay)

  • 从差旅到报销(Travel to Reimburse)

  • 从市场到商机(Market to Lead)

  • 从设计到运营(Design to Operate)

据不完全统计,大部分企业里有超过十个端对端的业务流程。

 

而今天我们的讨论源于从商机到收款这个流程,其通过C/4HANA和S/4HANA的结合可以完整落地。在S/4HANA 销售模块(Sales-SD)中主要是解决该流程中的订单到收款(Order to Cash)这一部分。当然直接面向客户(C-Customer)的商机到订单(Lead to Order)主要是在C/4HANA中完成。

接下来我们就一起详细探讨一下从订单到收款流程。

从订单到收款

在从订单到收款的整个过程中,按照维基百科的解释主要有九大流程:

S/4HANA,作为企业的数字核心(Digital Core),从订单的录入和履行到开票和付款都能完整体现在系统层面。

其中一些典型的流程可以用下图表示:

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为了保驾护航这些流程,S/4HANA的销售领域已经提供的标准角色模板有:

 

(1) 定价专家(SAP_BR_PRICING_SPECIALIST)

(2) 内部销售代表 (SAP_BR_INTERNAL_SALES_REP)

(3) 退货与退款职员(SAP_BR_RETURNS_REFUND_CLERK)

(4) 开票员工(SAP_BR_BILLING_CLERK)

(5) 销售经理 (SAP_BR_SALES_MANAGER)

 

当然为了完整实现订单到收款,还会有其他角色,比如装运专家(SAP_BR_SHIPPING_SPECIALIST)和应收账款会计(SAP_BR_AR_ACCOUNTANT)等等,如果大家有兴趣今后我们可以单独分享。

接下来我们对订单到收款流程中这几个角色逐一介绍,希望借此能帮助大家理解各种业务角色在标准的企业管理中的常见任务与活动。

因为我所在的团队正好负责其中销售经理和销售流程经理相关的应用研发,如果有任何问题也欢迎讨论。

1. 定价专家

 

此角色主要负责管理销售中的定价,使价格保持为最新状态并使其及时可用。

 

定价专家定义销售中的定价条件记录。基于这些数据和配置专家进行的定价配置,系统计算销售凭证和开票凭证中的价格和成本。

 

其中包括维护特定赠品的特定条件记录(排除奖励数量或包含奖励数量)。

 

在订单到收款的流程中,定价专家会在业务开始之前就会加入,属于偏主数据管理的范畴。因为大多数的事务操作都离不开价格的设置。当然在实际业务中,由于销售策略和市场的变化,定价也会有调整。

 

此角色能开展以下任务:

  • 创建、更改、显示和删除用于价格、折扣和附加费的条件记录

  • 执行价格、折扣和附加费的批量变更

  • 创建、更改、显示赠品的条件记录

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2. 内部销售代表

 

此角色主要负责管理各种销售凭证和主数据记录。

 

截图中展示的是销售订单相关的应用,其实从下面长长的单子就能发现在内部销售代表这个角色里有非常多的应用,不管是对各种不同的销售凭证的管理,还是对销售相关的主数据维护,甚至监控凭证履行等等。一方面说明内部销售代表在企业的日常运营的重要性,另一方面从标准产品的角度提供了灵活性,每个企业可以基于标准的角色,根据不同类别的细分用户类去建立特定的业务角色,通过增加或删除一些业务目录从而达到对具体销售人员的权限管理。

 

在订单到收款的流程中,内部销售代表会负责大部分报价和订单管理的活动,从订单的录入到订单的履行,同时跟其他业务角色也有合作,比如装运专家,仓库人员。

 

此角色能开展以下任务:

  • 创建、更改和显示销售凭证,如以下项:销售询价、销售报价、销售合同、销售订单或借项和贷项凭证请求

  • 管理不同销售凭证清单,例如,重复或不完整的销售凭证

  • 跨整个从订单到收款场景流程组件跟踪销售订单状态

  • 查看关于客户的信息

  • 显示主数据记录、如物料或业务伙伴

  • 创建销售主数据记录,例如,客户物料

  • 在我的销售概览应用中显示有关各种销售活动的信息

  • 在销售订单履行流程中监控、解决和协调重要的未处理问题

  • 配置并管理产品分配作为检查销售和库存运输订单中物料可用性的方法

  • 监控特定时间期间内产品分配对象、分配期间、特征值组合和订单项目的产品分配情况

 

附上一些相关的应用截图。

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3. 退货与退款职员

 

此角色主要负责客户退货管理以及触发退款。

 

在订单到收款的流程中,如果涉及到客户因为商品质量等原因需要退货,就需要由企业的退货职员管理。

 

此角色能开展以下任务

  • 从开票凭证或销售订单中创建客户退货

  • 编辑客户退货

  • 确定客户退货退款

  • 查看客户退货详细信息

  • 处理无费用销售订单

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4. 开票员工

 

此角色主要负责监控和管理所有开票流程。

 

开票管理是在订单到收款流程中,从销售领域到财务领域的重要环节。开票员工需要基于前导凭证去管理这个环节,甚至负责管理销售佣金等事宜。

 

此角色能开展以下任务: